Protocolo Corporativo
Todo lo que debe saber cuando es el anfitrión en un almuerzo de negocios
En el contexto corporativo los almuerzos han adquirido una alta importancia, debido a que son una excelente excusa para combinar el trato cordial con la posibilidad de obtener información de un potencial socio, o cerrar algún negocio.
Que un posible cliente o relacionado acepte una invitación a compartir en una mesa, es un gesto de estimación y reconocimiento, además de ser una poderosa señal de confianza, ya que se entiende que con la negociación ambas partes saldrán beneficiadas.
Si eres el anfitrión del almuerzo, para que el encuentro finalice con éxito, es preciso tomar en cuenta algunos detalles:
El lugar ideal. La elección del restaurante debe hacerse con cuidado. Elija un lugar que haya visitado antes y del cual conozca la calidad de la oferta gastronómica y el servicio. No deje nada al azar, haga una reserva con antelación.
El lugar debe ser de fácil acceso, sobrio, es un error realizar este tipo de reuniones en lugares como bares o locales nocturnos, ya que pueden desvirtuar la finalidad de la cita. Lo ideal es un restaurante ambientado para comidas de negocios. Una acertada selección logrará una primera impresión positiva, que favorecerá la negociación.
Sea puntual. Llegue al menos 15 minutos antes de la cita. La puntualidad es sinónimo de formalidad y respeto el tiempo de los demás. Recuerde vestir acorde al momento y a la entidad que usted representa.
Elección de la mesa. Si cuenta con más de un invitado elija una mesa redonda, para no colocar cabeceros que denotaran cargos jerárquicos, así logrará más complicidad y camaradería.
Cuando los invitados son dos, el asiento frente al anfitrión debe cederse a la persona de mayor edad o jerarquía, y el de su derecha al otro. Es un detalle cortés ofrecerle al invitado principal la ubicación desde la cual se disfrute de la mejor vista.
En el caso de que el almuerzo sea de carácter muy formal, con asistencia de autoridades oficiales y empresariales, las tarjetas de sitio indicando la posición de cada comensal demostrarán el interés del anfitrión por ubicar a sus invitados respetando las normas del protocolo, evaluando objetivos, jerarquías o cargos y roles.
Si el anfitrión tiene sólo un invitado, y eligió una mesa cuadrada, lo más adecuado es ubicarlo a su derecha.
¿Qué beber? Deje que su invitado decida qué quiere tomar. En general, los almuerzos empresariales están exentos de alcohol. Si se decide beber vino, debe tener previamente un par de opciones en mente. Recuerde que el ritual de la degustación es tarea del anfitrión.
Elección del menú. Ordene algo que ya haya probado con anterioridad, evitando los platos difíciles de comer, como pastas con salsas y las carnes sin deshuesar.
La cortesía indica que el invitado es quien debería ordenar en primer término. Es función del anfitrión hacerlo sentir cómodo, por lo tanto un comentario o sugerencia sobre la oferta gastronómica le da al invitado una sutil pauta.
La conversación. Iniciar la comida con el tema central de la negociación no es aconsejable. Tampoco hablar sobre la vida personal, tendencia política o religiosa. Lo ideal es tratar tópicos más simples y triviales como, por ejemplo, contextualizar con información acerca del local donde se encuentran, o de su chef; si su invitado es extranjero, puede iniciar con preguntarle sobre su viaje.
La entrada es ideal para la parte social, el plato fuerte para tratar el tema que los convoca y el postre para concluir o cerrar el trato. Si la reunión llegase a extenderse más allá de una hora y media, sin un resultado final, es aconsejable que el anfitrión realice una síntesis de los puntos ya tratados y anotar los temas faltantes por discutir y continuar en la oficina, o en otro momento.
En la medida de lo posible, trate de ordenar la misma cantidad de platos que su invitado, así llevara su ritmo. No apresure la comida, disfrútela con calma, usted debe propiciar un ambiente agradable y libre de presión. No se exceda con la conversación, recuerde que su invitado también está allí para comer.
A la hora de pagar la cuenta. El anfitrión debe pedir la cuenta y estar atento para recibirla. Revise el ticket sin hacer comentarios y presente la tarjeta de crédito o el efectivo. Evite utilizar bonos de descuentos, tarjetas de regalo o monedas, en este contexto no es elegante.
Para evitar cualquier incómoda situación también es conveniente que el anfitrión, al llegar antes al restaurante, deposite la tarjeta de crédito corporativa o una suma estimativa de dinero en la caja.
Antes de despedirse. Si la negociación ha sido exitosa recuerde pedir champaña o espumante con el postre o antes del momento del café, y brindar en honor del trato que se acaba de cerrar, y en honor de su contraparte.