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CON ELEGANCIA

Etiqueta para correos electrónicos profesionales

  • Etiqueta para correos electrónicos profesionales
Lynda Rodríguez Experta en Etiqueta Moderna y Protocolo Internacional
conelegancia@lyndarodriguez.com

Todos enviamos correos electrónicos pero, muchas veces, cuando se trata de enviar correos laborales cometemos ciertos errores que pueden demeritar nuestra profesionalidad.

En la entrega de hoy compartiré algunas pautas para redactar un correo electrónico que cuidarán tu imagen y desenvolvimiento laboral.

EL TÍTULO DEBE SER ESPECÍFICO Y CORTO
Indica información precisa en el asunto del correo. Si sólo escribes “Consulta” el receptor no sabrá a qué se refiere. Si, en cambio, escribes “Consulta acerca del presupuesto”, tu correo será más reconocible.

Cambiar el título conforme vaya cambiando el contenido del correo. Evitar crear una cadena de correos con el RE: (de respuesta) y el mismo título del primer mensaje.

Este detalle sólo toma unos segundos y demuestra que eres una persona que toma en cuenta los detalles, eres minuciosa, eficiente.

Elimina también las conversaciones anteriores. Deja debajo los dos últimos correos intercambiados para que el receptor recuerde de qué trata el tema, pero borra toda la cadena de conversación restante de correos intercambiados.

¿QUIÉRES DEMOSTRAR EFICIENCIA Y EFICACIA?
No eníes correos a clientes en horario fuera de oficina pues demuestra poca consideración. Recuerda que el correo electrónico suele estar conectado al móvil e inoportuna en horarios inadecuados, de descanso o diversión.

Los viernes trata de enviar los asuntos pendientes en la mañana. Si escribes un correo un viernes a las seis de la tarde, probablemente te respondan el lunes, pero corres el riesgo de que tu solicitud se pierda en el olvido durante el fin de semana. Responde dentro de las 48 horas los correos que recibas para evitar incertidumbre en la persona que escribió o evitar que te vuelvan a escribir. Si no hay tiempo para hacerlo, con un O.K. es suficiente. También puedes utilizar: Enterado o Recibido.

DESPEDIDAS ADECUADAS
Existen dos tipos: las fórmulas breves y las fórmulas estructuradas. Las despedidas breves y directas suelen ser las más efectivas.

Podemos agradecer la atención al correo, y luego despedirnos con una fórmula breve.

ALGUNAS FÓRMULAS BREVES:
• Saludos,
• Saludos cordiales,
• Un cálido saludo, (si ya hay más confianza o si se han intercambiado varios correos).
• Atentamente,
• Un saludo,

Es importante recordar que las fórmulas breves del tipo atentamente, saludos, un saludo, un abrazo, besos, etc., se cierran con una coma.

No te recomiendo que te alargues en la despedida. No obstante, existen también fórmulas elaboradas, que tienen estructura de oración.

ALGUNAS FÓRMULAS ELABORADAS:
• Reciba un atento saludo. (Al ser una oración se puede colocar un punto final)
• Agradeciendo de antemano, me despido.

El que la firma aparezca separada, en línea aparte, no da pie a ningún uso especial de los signos de puntuación. Simplemente tenemos que fijarnos en cómo quedaría la puntuación si escribiéramos seguido. En ocasiones, esto nos lleva a no usar ningún signo, como en esta oración:
• Reciba un atento saludo de Paloma Rodríguez Otras veces, la estructura de la redacción nos obligará a utilizar un punto:
• Aprovecho para enviarle un cordial saludo.
Paloma Rodríguez

PON ATENCIÓN A LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN
No escribas un punto (.) cuando debe ir una coma (,). Muchas personas se despiden escribiendo: Saludos.

Luego, proceden a colocar debajo su firma. En este caso la palabra “saludos” va seguida de una coma, no de un punto final.

Se puede utilizar en el saludo inicial del correo expresiones como Estimado o Distinguido
Sr. _______, las cuales dan un tono adecuado, amable y profesional. Si le escribimos a nuestro jefe una buena fórmula puede ser: Buenos días Carlos o Buenos días Sr. Carlos, ambos seguidos de dos puntos.

EVITAR USAR DESPEDIDAS DE ENTORNO SOCIAL Y FAMILIAR
En correos profesionales ya sea con un cliente, proveedor, o hasta con compañeros de trabajo se debe evitar las despedidas demasiado amigueras o familiares, las cuales se dejan para otros contextos, pues en un contexto laboral te hacen perder profesionalidad y formalidad. Algunas de ellas:
• Qué tengas una linda semana!!
• Un abrazo!!!
• Un beso!!

Estas despedidas se usan en contextos sociales, no profesionales.

Por cierto, evita utilizar signos de admiración en las despedidas y, aún más, evitar usar más de un signo de admiración seguido.

NO USAR EMOTICONES
Usar emoticones demerita tu profesionalidad. Tampoco coloques frases motivacionales o de bendición luego de tu firma. No olvides colocar toda tu información de contacto debajo de tu firma (teléfono, correo, dirección, página web), esto le facilitará a la persona contactarte rápidamente en caso de que lo requiera. Ah, y por cierto, después de la firma jamás se coloca un punto.

¿CUÁNDO PUEDO DEJAR DE COLOCAR MI FIRMA?
Cuando se encadena una serie de correos muy rápido sobre un mismo tema, no hay mayor problema en que en algún punto de la serie renunciemos a la fórmula de despedida. Así agilizamos la comunicación y evitamos ser repetitivos.

RE-LEE EL CORREO ANTES DE ENVIARLO
Te tomará sólo un minuto y te protegerá de posibles errores que provocan una mala impresión en tu lector. Revisa la redacción y ortografía. Cuida tu imagen y profesionalidad siempre.

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