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¿Son las reuniones un desperdicio de tiempo?

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Carlos Arturo GuisarreSanto Domingo

Mariana es nueva en una empresa comercializadora de flores frescas para el área del Caribe. Su labor es la promoción y “merchandising” de los productos de la agroempresa para los mercados isleños vecinos. Ofrecer flores y aplicar sus conocimientos como mercadóloga le llenan de satisfacción, pero un escollo proveniente de la cultura de la organización donde ha entrado le desmotiva: lo que considera una exorbitante cantidad de reuniones diarias y semanales.

“Son inoperantes, simplemente no puedes trabajar. A las 10 de la mañana hay una reunión, luego a las dos de la tarde otro ejecutivo convoca a otro encuentro, por lo general para tratar los mismos temas de la mañana. Las más cortas duran 90 minutos y eso ocurre con una frecuencia casi diaria. ¿A qué hora contacto con los puntos de venta en al menos cinco islas del Caribe? ¿Cuándo se detiene uno a pensar en nuestras estrategias o a observar lo que hace el mercado global en nuestro segmento? Sin darse cuenta o sin querer, los altos ejecutivos de la empresa para la que trabajo destruyen valor para su propia organización”, expresó la especialista en promoción de 34 años de edad.

El especialista en desarrollo ejecutivo José Bretón, sostuvo que las reuniones sirven como un instrumento en el cual los diferentes actores de un departamento o una organización plantean sus ideas, establecen desacuerdos y alinean cada una de sus tareas al objetivo de la empresa.

“Sin embargo, a menudo, en vez de ser utilizadas como una poderosa herramienta de conversación organizacional, son parte de un mecanismo de control y microgerencia, lo que causa entonces la resistencia de los colaboradores a reunirse o invertir gran parte de su tiempo en este tipo de encuentros”, expresó Bretón. En ese sentido, el especialista en conducta organizacional explicó que una reunión tiene utilidad y aporta de manera positiva a los objetivos de la empresa o institución si cumple con una de las siguientes tres condiciones: si allí los participantes consiguen información nueva, si en ese encuentro se plantean estrategias que necesitan del pulimento de los demás compañeros, o si se recibe en ese momento nuevas tareas. “En los casos en los cuales las reuniones de trabajo no se enfocan en algunas de esas condiciones, se corre el riesgo de estar perdiendo el valioso tiempo de los participantes, el cual pudiera ser canalizado en gestiones realmente productivas”, declaró Bretón.

Asimismo, Bretón consideró las reuniones bien enfocadas como la mejor oportunidad para que los colaboradores interactúen entre sí. “Ahora bien, es fundamental que en esas sesiones los subalternos no tengan miedo de decir lo que tienen en mente, desahogarse o conversar de manera sincera, claro, sin faltas de respeto, pero de manera asertiva, a raíz de que un ambiente de censura donde él supervisor haga un monólogo, crea un ambiente cómodo para ese ejecutivo, pero no una situación productiva”.

Ante todo, dice, dejar de lado las susceptibilidades, al tiempo de recordar que las palabras son solo eso, palabras, y no necesariamente reflejan el sentir integral del interlocutor hacia su compañero, sino, quizás, un estado de ánimo coyuntural que se genera en torno a las tensiones naturales de las labores.

También, el pleno dominio del lenguaje y la ciudadosa selección de las palabras tienen que acompañar a un gerente en el momento de dirigir sus reuniones, con el propósito de no crear malos entendidos, en especial en momentos de tensión o cuando las cosas no van bien.

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